En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång
I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är egentligen skillnaden och varför är det så få som byter till e-faktura trots fördelarna? Vi guidar dig genom fakturadjungeln och ger praktiska tips för en smidig övergång.
Många fördelar med e-faktura
Både PDF- och e-fakturor minskar behovet av papper och bidrar till en grönare miljö. Men där slutar likheterna. En PDF-faktura är en digital bild av ett pappersdokument, medan en e-faktura är digital genom hela processen – från skapande till betalning. Detta innebär att e-fakturan kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomisystem, vilket både sparar tid och minimerar risken för fel. Något som gör den både trygg, säker, och ekonomisk. Utöver dessa fördelar visar även en rapport från Visma att leverantörer får snabbare betalt för e-faktura; 90 procent att alla elektroniska fakturor betalas i tid, motsvarande siffra för PDF är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor.
Trots dess fördelar finns det en tveksamhet hos många småföretag att göra övergången till e-faktura. Varför är det så, och hur kan du som företagare få en smidig övergång till e-faktura?
Gamla vanor och osäkerhet
Enligt en rapport från NEA (Nätverket för elektroniska affärer) är det varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap.
Många håller kvar vid gamla vanor, med manuell hantering av fakturor då det uppfattas enklare och billigare att skicka PDF med e-post och tidsvinsten med att skicka e-fakturor inte alltid är uppenbar. Kostnader för att införa ett e-fakturasystem och brist på teknisk kunskap är andra hinder. Dessutom finns en osäkerhet kring e-fakturors regler och standarder, vilket kan skapa en tveksamhet att göra bytet.
Så kommer du igång
Med rätt förberedelser kan även småföretag göra övergången smidigt och framgångsrikt.
För att kunna skicka e-faktura behöver du som avsändare ha en aktiv e-fakturakoppling med mottagaren. Den aktiverar du via ditt affärssystem. Din faktura skickas då digitalt, vilket går snabbt och garanterar att betalningsinformationen som t ex. totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum alltid är korrekt eftersom de redan är ifyllda. Det enda mottagare behöver göra är att godkänna din faktura.
Om du har en leverantör av bokföringsprogram eller faktureringstjänst – fråga dem, eller din bank hur du kommer igång. Det finns olika lösningar, valet beror på verksamhetens storlek och behov.
För att underlätta övergången till e-fakturering, börja med att:
1. Utbilda dig och ditt team så att du får en förståelse för fördelarna och hur e-fakturor fungerar.
2. Välj ett ekonomisystem som passar dina behov – se till att systemet stöder e-fakturering.
3. Informera dina kunder och leverantörer: En övergång till e-fakturor kräver samarbete.
4. Använd tjänster som underlättar övergången: Det finns verktyg som kan automatisera processen och göra det enklare för dina kunder att acceptera e-fakturor.
Fördelar med e-faktura
Effektivisering: Du slipper mata in uppgifter manuellt, det blir enklare att söka och kontrollera en digitaliserad faktura i efterhand och du kan få fakturan konterad och klar med automatik.
Säkerhet: Du minimerar risken för fel och bedrägeri. Alla värden matas in direkt i ditt ekonomisystem.
Kostnadseffektivitet: Du kan lägga mindre tid på administration – tid du i stället kan lägga på ditt företag. Du får också in pengar snabbare.
Miljövänligt: Du slipper pappershantering och kan hantera alla fakturor digitalt vilket också spar pengar och bidrar till en mer hållbar verksamhet.
The post En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång appeared first on Tidningen Konsulten.
Skydda företaget mot penningtvätt – här är de vanligaste metoderna
Tyvärr blir det allt vanligare att kriminella nätverk nyttjar företag för att tvätta pengar och dölja brottslig verksamhet. Detta kan drabba alla branscher och företag. Finanspolisen och …
Slopat krav på papperskvitto – tänk på detta och digitalisera din bokföring
Du har säkert inte missat att en efterlängtad lagändring trädde i kraft den 1 juli? Företagare har länge sett fram emot att slippa spara alla papperskvitton. I stället räcker det att …
Hyr du in konsulter? Nu får 24-månaders regeln effekt
Effekten av LAS och hanteringen av konsulter via uthyrning blir tydlig den 1 oktober 2024 när den så kallade 24-månadersregeln träder i kraft. Pernilla Levén Mohn, HR-chef på Poolia, …
Så bidrar redovisnings- och lönekonsulter till företagets framgång
Som företagare är du ständigt upptagen med att driva verksamheten framåt, samtidigt som du måste hålla koll på nya regelverk, ekonomi och skydda företaget mot brott. Genom att samarbeta …
Så skyddar du BRF:en mot ekonomisk brottslighet
Den ekonomiska brottsligheten mot bostadsrättsföreningar ökar. Den senaste tiden har det uppmärksammats hur ekonomiska brottslingar plundrar föreningarna. Här berättar vi hur du skyddar …
Lina Andersson: Allt fler kunder ställer krav på att vi ska arbeta hållbart
Home of Textile säljer dekor, möbler och textil till projektkunder, butiker, E-handlare och direkt till konsument. De senaste åren har de tagit stora steg mot hållbarhet, trots att de är ett …
Anlitar du sommarvikarier? Tänk på detta!
Ungdomar har svårare att bedöma risker och konsekvenser av olika handlingar, till skillnad mot de flesta vuxna. Därför är det extra viktigt ta sitt ansvar som arbetsgivare om du anlitar …
Nu kompenseras personer födda 1957
Riksdagen har beslutat om att personer som är födda 1957 ska kompenseras för den uteblivna skattesänkningen för beskattningsåret 2023. Kompensationen, som motsvarar den skattelättnad det …
Konkurserna ökar – vad tänka på?
Antalet konkurser var 2023 det hösta sedan finanskrisen på 90-talet och trots att våren nu är här syns ingen ljusning. Det ligger många riskfaktorer bakom den ökade konkursvågen enligt …
Vem gör du affärer med?
Vissa saker bör företagare kontrollera eller se över regelbundet. Det kan vara att lägga om lånen eller att hitta en billigare försäkring. En åtgärd du som företagare bör se över en …